Coronavirus et travail à distance pour les cabinets d’avocat

Posté le dimanche 25 octobre 2020 par Damien

Être avocat aujourd’hui est très différent du modèle traditionnel d’avocat que nous avons vu il y a à peine dix ou vingt ans. La technologie a radicalement changé la façon dont le droit est pratiqué et ce que signifie être avocat. Et ce changement est particulièrement évident à la fois en termes de connexion au bureau et de capacité accrue d’accéder aux informations et aux données à tout moment, de n’importe où.

En effet, à la lumière des défis permanents posés par le coronavirus en France, votre cabinet d’avocat peut juger nécessaire de mettre en œuvre une politique de travail à domicile. Pour vous aider dans cette période difficile, nous avons compilé une liste de conseils pour vous aider à préparer votre personnel et à rester productif.

La technologie a uniformisé les règles du jeu pour que les petits et les grands cabinets d’avocats se développent et répondent aux besoins de leurs clients. Créer un cabinet d’avocats sur ordinateur portable vous donne la flexibilité de travailler à partir de différents endroits, et avec les dernières technologies, vous avez des options illimitées. Avoir un logiciel de cabinet d’avocats sur ordinateurs portables vous permet de contrôler les frais généraux, les heures de travail et votre vie.

Restez informé

Il est facile d’être submergé par la vaste couverture médiatique du coronavirus. Il est essentiel de vous assurer que vous et votre personnel restez au courant de l’état actuel du coronavirus avec des informations provenant de sources officielles et fiables.

Sondez votre personnel

Étant donné que de nombreuses organisations à travers le pays mettent déjà en œuvre des politiques de travail alternatives à la lumière du coronavirus, avez-vous envisagé ce que votre entreprise ferait si le besoin se faisait sentir pour votre personnel de travailler à domicile ?

Il est maintenant temps de se préparer. En tant qu’avocat indépendant ou appartenant à un cabinet, vous devriez vous introspecter ou interroger votre personnel pour vous assurer qu’il a la capacité de travailler à domicile. Discutez avec chacun de vos employés pour vous assurer qu’ils disposent des éléments suivants :

Matériel – chacun de vos employés a-t-il accès au matériel dont il a besoin pour fonctionner en télétravail ? A-t-il un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un iPad sur lequel ils peuvent compter ?

Logiciel – vos employés ont-ils tous les logiciels nécessaires installés sur leur appareil ? Gérez simplement votre cabinet, cela inclus l’acquisition d’un logiciel de gestion de cabinet d’avocat et d’un logiciel de facturation avocat. Identifier les meilleurs outils pour votre cabinet d’avocats peut être difficile, mais vous renseigner sur les derniers outils technologiques et passer en revue les différents outils disponibles pour les cabinets d’avocats vous permettra de sélectionner les plus percutants. Utilisez des outils qui rationalisent la collaboration entre le client et vous.

Téléphones – alors que la plupart des gens ont accès à un téléphone à la maison, votre personnel dispose-t-il également d’une réception mobile fiable ? Si ce n’est pas le cas, vous pouvez envisager des méthodes de communication alternatives telles que Microsoft Teams.

Internet – votre personnel a-t-il accès à une connexion Internet stable ?

Espace de travail – bien que votre personnel dispose des outils nécessaires pour continuer à travailler à domicile, dispose-t-il également d’un espace approprié pour travailler loin des distractions ? Une configuration de bureau appropriée avec un éclairage adéquat est importante si votre personnel travaille à domicile pendant une période prolongée, en particulier s’il participe à des vidéoconférences.

Travailler à domicile

Il est essentiel de posséder un logiciel de gestion de cabinet d’avocat basé sur le cloud et accessible à partir de n’importe quel ordinateur de bureau, ordinateur portable ou appareil mobile pris en charge sur lequel il est installé, et cela aussi dans le but de centraliser tous vos documents dans un espace sécurisé. La technologie du cloud computing agit comme un excellent égaliseur car elle vous permet d’avoir un accès abordable au logiciel puissant qui permet au cabinet d’avocats de fonctionner virtuellement.

Pensez à demander à votre personnel de vérifier que leurs ordinateurs personnels répondent à la configuration système requise de votre logiciel de gestion de cabinet d’avocat. Cela aidera à éviter tout hoquet lors de la configuration de votre ordinateur lorsque vous commencez à travailler à domicile.

Restez concentré sur vos clients

Si votre entreprise met en œuvre une politique de travail à domicile ou similaire, vous pouvez envisager de communiquer directement avec vos clients pour les informer de tout changement dans vos arrangements ou méthodes de communication avec eux. Vos clients apprécieront votre franchise. La clé d’un cabinet d’avocats en télétravail, sur ordinateur portable, est de disposer des outils nécessaires pour améliorer l’expérience de vos clients, tout en rendant votre flux de travail transparent.

Les logiciels avocat vous permettent de demander en toute sécurité des signatures électroniques ainsi que de partager et de collaborer sur des documents avec vos clients.

Créer et maintenir une présence en ligne

Un cabinet d’avocats en télétravail doit avoir une présence en ligne avec un site Web qui décrit ses services. Évitez d’être un homme à tout faire dans le domaine du droit, concentrez-vous plutôt sur un ou deux domaines. Créez votre image unique et votre présence en ligne pour attirer plus de clients. Appuyez-vous sur un créneau spécifique en fonction des circonstances ou des données démographiques rend vos efforts de marketing plus visibles et plus ciblés. Vous pouvez créer une présence en ligne via les réseaux sociaux, le site Web et le réseautage.

Soyez prêt

Ce n’est pas le moment de paniquer. Prenez le temps pour prendre des dispositions raisonnables et pratiques en cas de besoin pour vous ou votre personnel de travailler à la maison ou en dehors du bureau.

La gestion d’un cabinet d'avocats en ligne nécessite une technologie appropriée. Suivre les conseils ci-dessus vous permettra d’accélérer et de développer votre croissance. N’oubliez pas qu’un cabinet d’avocats spécialisé dans le télétravail est un parcours et avec un apprentissage continu, vous pouvez réussir à long terme.

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