Que fait un organisateur de mariage ? Guide + conseils

Les mariages constituent un excellent exutoire créatif pour de nombreux couples, mais organiser un événement à grande échelle de cette ampleur tout en se concentrant sur vos noces peut être un équilibre délicat. L’expertise d’un wedding planner vous permet, à vous et à votre famille, de vous concentrer sur ce qui est vraiment important tout au long de votre célébration.

Alors, que fait spécifiquement un organisateur de mariage ? Eh bien, cela dépend de vous et des préférences de votre organisateur :

• La coordination du jour du mariage comprend la gestion des activités avant le mariage et la logistique du jour du mariage ;
• Le service complet du wedding planner s’occupe de tout, de la séance de brainstorming initiale au jour où vous montez dans l’avion et partez pour votre lune de miel ;
• De nombreux organisateurs ont différents niveaux de service pour s’adapter à chaque budget.

Explorez notre guide ci-dessous pour déterminer la meilleure façon d’aborder votre expérience de planification de mariage.

Que font les wedding planner lors de la première rencontre ?

Lors de la consultation initiale, vous pouvez discuter de leurs forfaits de services, faire un brainstorming et parler du budget. L’organisateur de mariage discutera également de son expertise spécifique et de la meilleure façon de vous aider tout au long du processus. Vous pouvez réfléchir à l’inspiration initiale et déterminer un calendrier de planification de mariage. Assurez-vous d’avoir un endroit dédié pour garder toutes vos informations de mariage à portée de main en concevant votre propre organisation spécifiquement pour tous vos besoins de mariage.

Cela détermine ensuite le coût d’un organisateur de mariage, car le coût dépend des différents niveaux de service, du nombre d’heures de déplacement, de l’organisation et de la participation aux rendez-vous ainsi que de la journée elle-même.

Lors de cette réunion, assurez-vous d’apporter les éléments suivants, ainsi que tout ce qui a été discuté lors de vos discussions initiales :

• Photos d’inspiration, couleurs et sites Web des fournisseurs ;
• Informations pour les fournisseurs que vous avez réservés ou que vous souhaitez réserver ;
• Votre budget approximatif ;
• Estimation des invités ;
• Meilleur moyen de vous contacter, vous personnellement ou votre famille.

Que proposent les organisateurs de mariage ?

Les wedding planners connaissent bien les détails de l’industrie du mariage. Ils ont un sens aigu des contrats et du travail avec les fournisseurs, éliminant les conjectures dans la prise de décision et prodiguant des conseils sur ce qui fonctionne souvent et ce qui ne fonctionne pas.

Un wedding designer, souvent confondu avec un wedding planner, apporte un regard artistique sur la table :

• Choisir la décoration du lieu ;
• Sélection du thème et du style ;
• Gestion du jeu de couleurs global.

Les organisateurs de mariage peuvent guider ces choix en fonction de leur expérience, mais ils se concentrent sur la logistique de l’organisation de leurs services en fonction de vos décisions. Les services qu’ils fournissent comprennent :

Budget

La création d’un budget prévisionnel est l’une des tâches les plus précoces et les plus cruciales du processus, car elle concerne toutes les décisions ultérieures. Les organisateurs de mariage participent à ce processus en étant également conscients des coûts sous-jacents tout au long du processus. Bien que le budget puisse – et très probablement – changer au fil des mois, ces chiffres conseillent chaque recherche de fournisseur et chaque négociation de contrat.

Événements avant le mariage

Que vous contractiez votre organisateur pour une assistance complète ou une coordination le jour J, de nombreux organisateurs offrent également des conseils avec :

• Les enterrements de vie de garçon et de jeune fille ;
• La répétition ;
• Le dîner de répétition ;
• Le déjeuner de bienvenue ;
• Le brunch de départ ;
• Le voyage de noces…

Paperasseries liées au mariage

Le choix des différentes cartes peut sembler simple à première vue, mais cela comporte des difficultés et il faut penser à tout. Le wedding planner peut vous aider à choisir des motifs, à commander ou à envoyer :

• Réservez les dates ;
• Invitations ;
• Cartes RSVP « répondez, s’il vous plaît » ;
• Invitations à un dîner de répétition ;
• Marque-places ;
• Cartes de remerciement…

Décor + design

C’est là que les rôles d’un wedding planner et d’un wedding designer divergent. Alors qu’un designer peut diriger et exécuter chaque décision esthétique lors de la journée, l’organisateur vous aide à coordonner chaque catégorie de design pour que l’ensemble soit homogène. L’organisateur peut :

• Vous aider à avoir une vision globale ;
• Réservez et négociez vos prestataires/locations déco et design ;
• Respectez votre budget.

Conseils d’étiquette

Les mariages regorgent de traditions, qui sont toutes facultatives en fonction de vos antécédents et de votre personnalité. Dans tous les cas, des questions délicates se poseront constamment, telles que :

• Est-ce que j’invite des membres de ma famille éloignés si nous ne sommes pas particulièrement proches ?
• Qu’en est-il invités de dernière minute ?
• Quand les invitations doivent-elles sortir ?
• Comment créer un plan de salle ?

En plus des questions ci-dessus, votre organisateur de mariage pourra vous guider à travers toutes les autres questions que vous pourriez avoir.

Aliments

Les contrats de lieu de mariage incluent souvent une liste vertigineuse d’ajouts et de variétés à leur menu. Un organisateur peut vous aider à naviguer dans vos choix, en tenant compte de facteurs tels que :

• Besoins alimentaires des invités ;
• Variété d’entrée ;
• Heure des repas ;
• Carte de menu ;
• Choix budgétaires ;
• Coordination du bar ouvert ;
• Communiquer avec les invités lorsqu’ils arrivent…

Mode

Arranger toutes vos demoiselles d’honneur, garçons d’honneur, préposés et parents pour coordonner leurs tenues peut être un défi. Un organisateur de mariage peut :

• Fixer les rendez-vous à la boutique de robes ou de costumes ;
• Traiter les contrats ;
• Gérer le timing des essayages et retouches ;
• Coordonnez les accessoires de mode tels que les bijoux, les chaussures, les voiles et les châles.

Divertissement

Il représente un des plus gros investissements du mariage. Le choix d’un DJ ou d’un groupe est souvent à décider et à réservé assez tôt, ce qui en fait une priorité lors de vos premières rencontres. L’organisateur peut vous aider à :

• Prendre des rendez-vous pour rencontrer un DJ ou un groupe ;
• Gérez votre acompte et votre contrat ;
• Agir comme réceptionniste et organisateur lors de leur arrivée le jour du mariage ;
• Coordonner les besoins en équipement avec le lieu du mariage.

Photographie

Votre organisateur travaillera main dans la main avant, pendant et après le jour de votre mariage. Selon votre forfait, le il peut vous aider à :

• Sélectionnez le bon photographe ;
• Négocier les contrats des photographes ;
• Communiquer l’horaire du mariage au photographe ;
• S’assurer que le photographe est à l’heure le jour J ;
• Communiquez avec votre photographe après le mariage.

Médiation

Les émotions de toutes sortes sont vives lors d’une étape aussi importante et avec autant de personnalités et de nouvelles personnes réunies au même endroit, les planificateurs peuvent :

• Agir en tant que partie neutre pour gérer la logistique et la coordination du groupe ;
• Négocier les détails du contrat et clarifier les petits caractères ;
• Intervenir en tant qu’informateur pour les questions diverses pendant le week-end de mariage ;
• Créer un tampon lorsque les tensions sont élevées.

Coordination du jour J

Votre wedding planner peut fournir des services indispensables pendant la journée et réduire la pression pour coordonner le couple. Le jour de votre mariage, l’organisateur :

• S’assure qu’un horaire détaillé de la journée ou de la semaine a été compilé et distribué à ceux qui en ont besoin ;
• Agit en tant que point de contact de chaque fournisseur ;
• Communique entre le lieu/espace de cérémonie et la fête de mariage ;
• Aide au respect des horaires et à la coordination de la cérémonie ;
• Dépanne tous les problèmes qui surviennent tout au long de la journée…

Divers

Personne ne peut promettre une journée sans pépin, il est naturel que de petites choses tournent mal – l’organisateur peut vous conseiller sur la façon de passer outre dès que vous le pouvez afin que vous puissiez vous concentrer sur le plaisir de votre mariage.

Les tâches supplémentaires peuvent inclure :

• Licence de mariage et documents d’accompagnement ;
• Distribution de pourboires aux fournisseurs / vendeurs ;
• Aider à l’accessibilité des lieux pour les personnes handicapées ;
• Coordonner un changement de lieu en cas de mauvais temps ;
• Restituer tout équipement loué aux fournisseurs / vendeurs à proximité après l’événement.

Comment choisir mon wedding planner ?

Rencontrez 1 à 3 planificateurs potentiels jusqu’à ce que vous en trouviez un qui vous convienne et assurez-vous de discuter de toute préoccupation lors de votre première rencontre. Vous travaillerez directement avec votre organisateur plus que quiconque au cours du processus. Si vous préférez gérer vous-même certains aspects du grand jour, vous souhaiterez avoir une communication ouverte dès le départ.

Comme c’est le cas avec tous les fournisseurs, il est préférable de commencer par les bases :

• Combien coûte le wedding planner ;
• Les services offerts ;
• Leur capacité à voyager ;
• S’assurer que le courant passe entre vous.

Les organisateurs de mariage sont particulièrement cruciaux si vous avez un travail chargé, une famille nombreuse ou si vous êtes généralement intimidé par le processus de planification. Si vous pouvez intégrer un organisateur à votre budget, ses compétences peuvent vous guider à chaque étape de la célébration, du premier essayage à l’envoi final. N’oubliez pas d’envoyer à votre organisateur un gros cadeau de remerciement pour tout le travail acharné qu’il a déployé pour s’assurer que votre mariage soit tout ce dont vous avez toujours rêvé.