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Changer de logiciel de GMAO ?

Posté le samedi 30 octobre 2021 par Antoine

Vous envisagez de changer de GMAO ? Vous vous questionnez sur les étapes du processus ? Voici quelques conseils et astuces pour faciliter votre transition. Pour mémoire, GMAO signifie Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur et, que vous soyez dans l’industrie, dans la maintenance immobilière, dans les travaux, votre outil logiciel doit répondre parfaitement à vos besoins en termes de services, fonctionnalités et d’administration.

Changer de logiciel de GMAO ?

Les raisons de changer votre GMAO actuelle

Manque de retour sur investissement

Si vous dépensez de l'argent pour un système de GMAO et que vous n’en voyez pas les bénéfices, c'est qu'il y a un problème. Sur le long terme, votre solution de GMAO ne devrait pas coûter à votre entreprise, mais tout au contraire rapporter : efficacité, productivité, gains de temps, qualité. Si ce n'est pas le cas, c'est que quelque chose ne va pas, une solution de GMAO devant être un véritable outil de production.

Absence d’une vraie application mobile

Votre logiciel de GMAO n'a pas d’application mobile native, ou l'application mobile n’offre pas assez de fonctionnalités ?

Les techniciens sur le terrain travailleront plus efficacement et plus rapidement s’ils disposent des facilement des informations et des services nécessaires. En l'absence d'une application mobile, les intervenants terrain, acteurs principaux de la maintenance, sont defacto exclus du logiciel. Un comble ! L’application GMAO mobile doit inclure les fonctionnalités suivantes :

  • Notification des nouvelles interventions à réaliser
  • Accès aux calendriers des interventions
  • Gestion de la planification
  • Saisie des interventions : temps, pièces détachées, rapport, check-list, etc.
  • Saisie des mouvements de stock, entrées et sorties de stock automatiques
  • Saisie des index de compteurs
  • Gestion des pièces détachées et des stocks
  • Consultation les fiches techniques des équipements
  • Notices et manuels de maintenance
  • Accès à l’historique de la maintenance
  • Gestion des outils
  • Création des demandes d’interventions

Les services délivrés par les solutions de GMAO disposant d’une application mobile vont transformer :

  • La gestion de vos ressources humaines : le management de vos techniciens
  • La gestion de vos ressources techniques : les outils
  • La gestion de vos équipements et machines
  • La gestion de vos stocks et de vos achats
  • Le suivi de vos interventions curatives, préventives, amélioratives
  • La sécurité des intervenants
  • La communication avec vos clients

Votre GMAO n'est pas évolutive

Vous avez besoin d'une solution GMAO qui peut suivre la croissance de votre entreprise. La meilleure façon de juger si votre GMAO sera évolutive ou non est de l'évaluer dans sa situation actuelle. Les signes que vous êtes actuellement aux prises avec des problèmes d'évolutivité sont une interface utilisateur encombrée, des délais plus longs pour ajouter de nouveaux actifs, des difficultés à suivre les bons de travail et le fait de passer trop de temps à planifier. Il est également important de noter si votre équipe de maintenance trouve la solution trop compliquée, car c'est un autre bon indicateur d'une évolutivité réduite.

Le support technique et le service client sont médiocres

Si votre fournisseur de GMAO met une éternité à vous répondre et ne vous aide pas vraiment à résoudre votre problème, il est peut-être temps d'envisager un nouveau fournisseur. Lorsqu'il s'agit de logiciels, aussi simples soient-ils, tout le monde a recours au support technique à un moment ou à un autre. Vous voulez vous assurer que votre fournisseur de GMAO est aussi investi dans votre entreprise que vous l'êtes. Il est extrêmement important d'avoir des personnes qui s'intéressent réellement à vous, et qui ne se contentent pas de vendre leur logiciel.

Comment changer votre GMAO ?

Vous avez donc décidé de changer de GMAO, mais comment faire ? Il est toujours important de définir une stratégie.

Impliquez toute l’entreprise

Même les dirigeants les plus organisés peuvent se sentir dépassés lorsqu'ils décident de changer quelque chose d'aussi important que leur GMAO. Il est essentiel que votre équipe de maintenance preçoive les avantages du nouveau système, car ce sont eux qui l'utiliseront principalement. Vous pouvez impliquer votre équipe de maintenance dans les démonstrations de nouveaux logiciels de GMAO et l'inviter à donner son avis tout au long de votre processus de décision. Si votre équipe a l'impression d'être écoutée, elle sera beaucoup plus encline à s’approprier la nouvelle GMAO.

Planifiez le calendrier projet

Comme pour toute transition, planifier à l'avance permet d'éviter les temps d'arrêt. Il est très important de fixer des objectifs avec des dates, de définir les responsabilités de chaque membre de l'équipe et de rester en contact avec votre fournisseur de GMAO. Il sera également important que votre équipe soit parfaitement formée à l'utilisation du nouveau logiciel.

Migrez vos données

Toutes vos anciennes données de maintenance doivent être transférées dans votre nouveau système. Selon le nombre d'actifs techniques et leur complexité, cela peut prendre de quelques jours à quelques semaines. Pour que cette transition se fasse en douceur, une fois ces données recueillies, assurez-vous de les nettoyer et de ne migrer que les données utiles vers la nouvelle solution de GMAO. Ensuite, vous pouvez mettre en place toutes les intégrations dont vous pouvez avoir besoin entre votre nouveau et votre ancien système.

Mesurez les bénéfices

Le travail n'est pas terminé juste parce que vous avez trouvé et mis en œuvre une nouvelle solution de GMAO. Assurez-vous que le système que vous avez choisi fonctionne réellement pour vous, et surveillez les aspects qui pourraient être améliorés. Après environ trois mois, vous devez observer les améliorations de votre planification, de votre suivi d’intervention, de votre management, de la gestion de vos achats et fournisseurs, de la maîtrise de vos coûts, de votre qualité de service aux clients.

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